第一章 总则
第一条为进一步规范学校外事接待工作，加强外事公务接待经费管理，根据《中华人民共和国预算法》（主席令〔1994〕21号）、《中共中央、国务院关于印发党政机关厉行节约反对浪费条例的通知》（中发〔2013〕13号）、《中共中央办公厅、国务院办公厅印发<关于进一步加强对形势报告会和哲学社会科学报告会、研讨会、讲座管理的意见>的通知》（中办发〔2008〕10号）、中共教育部党组《关于印发〈高校举办形势报告会和哲学社会科学报告会、研讨会、讲座管理暂行办法〉的通知》（教党〔2009〕2号）、《中央和国家机关外事接待经费管理办法》（财行〔2013〕533号）、河南省委宣传部《关于加强对哲学社会科学报告会、研讨会、论坛、讲座等审批管理的通知》（2018.10）、《河南省省直机关外事接待经费管理办法》（豫财行〔2014〕81号）、《河南国医学院关于规范我校公务（业务）接待用餐的通知》等有关文件精神，结合学校实际，特制定本办法。
第二条本管理办法中的“外事接待”系指学校接待国外团体或个人（以下简称“外宾”）的友好访问、学术交流等活动。来校开展长（短）期中外文化交流或出席国际会议的外籍教师、专家、学者的接待管理，按照学校外籍教师、引智项目和举办国际会议的相关管理办法执行。
第三条外事接待工作应当坚持服务学校中心工作、友好对等、务实节俭的原则。严格遵守外事纪律和外事礼仪，严格遵守中央、省委省政府和学校的保密管理规定。
第四条外事接待实行归口管理，分级负责。国际交流合作处（以下简称国际处）作为学校外事工作的归口管理部门，负责学校外事接待的管理和协调工作。各二级单位负责本单位的外事接待活动。
第二章 外事接待管理
第五条 申报审批
（一）学校各单位邀请外宾来访应有明确目标，制定详细的接待计划，并按要求进行报批。未经批准或授权，不得对外发出正式邀请或做出承诺。
（二）所有涉外、涉港澳台的哲学社会科学报告会、研讨会、论坛、讲座等活动，需按要求向学校党委宣传部和科研处提出书面申请。其中全国性的活动原则上至少提前3个月提出申请，全省性的活动原则上至少提前1个月提出。特殊情况需临时举办的，可单独申请，申请提交日期距拟举办活动日期不足15日的不再受理。同时填报《河南国医学院举办哲学社会科学报告会、研讨会、论坛、讲座申报表》（附件1）。申请活动须提交的审批要件有：报告人发言稿（提纲）、报告人背景情况、报告人所在单位出具的书面同意函件等。
（三）接待境外现职正、副省级或现职副部级以上官员和卸任前政要、未建交国家人员、敏感地区相关人员公务来访，需提前2月报国际处。同时，向国际处提交纸质版《河南国医学院外事接待审批表》（附件2）。国际处经主管校领导审批同意后，报河南省外事侨务办公室审批，经同意后安排接待。
第六条 各类会见、仪式等接待活动，一般遵循职位对等和工作需要的原则安排相应人员参加。有下列来访人员或活动，可请学校领导出席会见
（一）外国政府和国际组织重要官员。
（二）国外大学校级领导。
（三）国际知名专家学者。
（四）国际知名研究机构、海外公司高层管理人员。
（五）其他对我校有特殊贡献的人员和单位代表。
（六）校际合作签字仪式。
（七）在我校举办的国际会议的开、闭幕式活动。
（八）重要捐赠仪式。
（九）其他学校领导认为需要出席的重要活动。
第七条 各单位应在外宾来访前，围绕交流合作目的、洽谈议题等主题，制定详细接待计划，并落实好以下工作
（一）来访日程安排，包括时间、地点、来访人员、接待人员、活动行程、交通接送、食宿安排等；其中，根据中央和国家机关外事接待管理办法，超出规定天数（5天）的外事接待费用原则上由外宾自理。
（二）来访背景材料，包括来访目的、来访人员情况、合作背景与前期联系、合作建议等。
第八条接待活动中若涉及重要外事活动，如授予荣誉学衔、签署协议、接受捐赠等事宜，必需做好背景资料等相关文本，并按照相关规定提前报国际处和相关部门审核。
第九条参加外事接待活动的人员应严格遵守时间规定、外事纪律和外事礼仪，注意着装整洁。参加会见、授聘或签字仪式等正式场合应着正装；会见、会谈中应当关闭手机和避免其它干扰。
第十条 各单位在外事接待结束后5个工作日向国际处提交外事接待工作总结，总结内容包括接待效益、后期跟进安排；总结形式涵盖文字、照片与视频。
第三章 外事接待经费管理与标准
第十一条 外事接待费应纳入部门预算，从严从紧控制。严格执行接待费开支标准，不得超预算或超标准接待。
第十二条 外事接待经费开支主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、国内交通费、礼品费等。原则上学校不承担外宾来华国际旅费，但存在以下情形的除外：
（一）基于双方书面合同约定，需支付外宾来华国际旅费的。
（二）其他需支付并已报校领导同意的情形。
承担国际旅费的，原则上只按经济舱标准报销。
第十三条 住宿按以下规定执行
（一）外宾住宿应当注重安全舒适、不追求奢华，优先安排在学校附近的协议宾馆。
（二）正校级及以上级别的外宾可安排套间，其他人员安排标间或单间。
第十四条 日常伙食按照以下规定执行
（一）外宾日常伙食招待应该注重节俭，严格根据伙食标准选择菜品。
（二）正厅级及以上人员日常伙食标准为每人每天500元（含酒水、饮料），其他人员伙食标准为每人每天300元（含酒水、饮料）。
第十五条 宴请接待按照以下规定执行
（一）宴请外宾严禁讲排场，原则上正式宴请每个团组一次，建议晚上进行并安排在校内就餐，不上高档菜肴和酒水、香烟，杜绝奢侈、浪费。
（二）正、副部级人员出面举办的宴会，每人每次400元；厅局级及以下人员出面举办的宴会，每人每次300元；冷餐、酒会、茶会分别为每人每次150元、100元、60元。
（三）宴请陪餐人员应当根据实际工作需要确定，从严控制。外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中方、外方人数原则上在1:2以内安排。
第十六条 用车安排按以下规定执行
（一）外事接待用车应当根据实际情况安排，在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆；
（二）外事接待用车优先使用学校交通运输服务部门的车辆，必要时可从资质合格、运营规范的汽车租赁公司租用车辆；
（三）车辆的使用仅限于与学校接待有关的范围，主要包括接送机、食宿地点到学校的往返交通等。
与学校活动无关的事由，车辆使用由外方自行承担。
第十七条 对外赠礼按以下规定执行
（一）对外赠礼应当节约从简，不求奢华，提倡选择具有中国或学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品；
（二）原则上由接待单位赠礼1次，其他单位不必重复赠礼，但外方赠礼的，可按对等原则回礼；
（三）对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准；
（四）赠礼方或受礼方为校长及以上级别的，每人次礼品不得超过400元；司局级人员每人次礼品不得超过200元；其他人员视情况，建议赠送能展示中国传统文化、体现我校办学质量的教师或学生作品。
第十八条 外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发和酒店除房费外其他消费，均由外宾自理。
第四章 附 则
第十九条 外事接待费的报销支付应严格按照我校有关财务制度执行，采用银行转账或公务卡结算，不得以现金方式支付。
第二十条 报销外事接待费时应出具经审批的《河南国医学院外事接待审批表》（附件2）。
第二十一条校内各单位要严格执行学校有关外事规定。违反本管理办法，有下列行为之一的，按照国家法律和学校有关规定责令整改、追回资金，并追究有关人员责任。
（一）擅自提高接待开支标准的。
（二）未获得批准接待外宾的。
（三）违规扩大外事接待开支范围，或报销与接待无关费用的。
（四）虚报外事接待级别、人数、天数，套取接待经费的。
（五）使用虚假发票报销接待费用的。
（六）其他违反本办法的行为。
第二十二条各单位接收的外方赠品，应递交学校档案馆保管。
第二十三条 本办法由院长办公室、财务处、国际交流合作处负责解释。
第二十四条 本办法自发布之日起执行。
附件1．河南国医学院举办哲学社会科学报告会、研讨会、论坛、讲座申报表.docx1．